2.1 Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Beim Aufruf der Website erfasst Vercel automatisch folgende technische Daten in Logfiles:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Name der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (die Seite, von der aus du gekommen bist)
• Browser und Betriebssystem

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile Betrieb der Website und die Abwehr von Angriffen. Wir führen diese Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen.

Übermittlung in die USA:

Vercel ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO). Zusätzlich haben wir mit Vercel Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen.

Speicherdauer:

Vercel löscht die Logdaten automatisch, spätestens nach 30 Tagen.

2.2 Reichweitenmessung mit TWIPLA

Wir nutzen TWIPLA (Visitor Analytics GmbH, Berlin), um zu sehen, wie viele Menschen unsere Website besuchen und welche Seiten sie aufrufen. TWIPLA setzt dafür keine Cookies.

Je nach Datenschutzstufe verarbeitet TWIPLA Informationen über dein Gerät und dessen Eigenschaften, technische Details des Besuchs, die Anzahl der Seitenaufrufe sowie statistisch relevante Verhaltensweisen. TWIPLA nutzt diese Daten nicht, um einzelne Besucher:innen zu identifizieren, und verknüpft sie nicht mit anderen personenbezogenen Daten. Die Daten werden in der EU verarbeitet.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und sie zu verbessern.

2.3 Cookies und Marketing-Dienste

Diese Website setzt keine Cookies und keine Werbe- oder Marketing-Dienste (z. B. Google Analytics, Facebook Pixel) ein.

2.4 Formulare: Pilotprogramm, Warteliste und Umfragen

Wenn du dich über ein Formular auf unserer Website oder in der App für das Pilotprogramm bewirbst, eine Kooperation anfragst, dich auf die Warteliste setzt oder an einer Umfrage teilnimmst, verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst (z. B. Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Antworten). Die Angaben werden in unserem Arbeitsbereich bei Notion (Notion Labs, Inc., San Francisco, USA) gespeichert.

Rechtsgrundlage:

Bei Pilot- und Kooperationsanfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung einer Zusammenarbeit), bei der Warteliste und bei Umfragen deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für Notion gilt das EU-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.

2.5 Externe Links

Diese Website enthält Links zu externen Websites. Für deren Inhalte und Datenschutz sind die jeweiligen Betreiber verantwortlich.

2.6 SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt SSL/TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ in der Adresszeile). Übertragene Daten können dadurch nicht von Dritten mitgelesen werden.

3.1 Was nur auf deinem Gerät gespeichert wird

Deine gescannten Dokumente, die Erklärungen dazu und dein Profil (z. B. Angaben zu Familie, Wohnsituation oder Leistungsbezug) speichert die App nur lokal auf deinem Gerät. Wir haben darauf keinen Zugriff. Wenn du die App löschst, werden diese Daten gelöscht.

3.2 Anonyme Anmeldung

Beim ersten Start legt die App bei unserem Dienstleister Appwrite ein anonymes Konto an (Server in Frankfurt am Main). Wir fragen dabei keinen Namen, keine E-Mail-Adresse und keine Telefonnummer ab. Das Konto hat nur eine zufällige Nutzer-ID. Mit ihr sichern wir die Anfragen an unseren Server ab und begrenzen die Zahl der Scans pro Tag. Dafür speichern wir einen Zähler pro Nutzer-ID und Tag.

Die Nutzer-ID ist ein pseudonymes Kennzeichen und damit ein personenbezogenes Datum im Sinne der DSGVO.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Missbrauch und übermäßigen Kosten.

3.3 Auswertung deiner Dokumente

Bei jedem Scan läuft Folgendes ab:

• Die App schickt das Bild bzw. die PDF-Seiten deines Dokuments verschlüsselt (TLS) an unsere Server-Funktion bei Appwrite in Frankfurt.
• Diese Funktion leitet die Anfrage an Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) weiter. Unsere Server-Funktion speichert weder das Bild noch das Ergebnis.
• Mistral erkennt den Text (OCR) und erstellt daraus eine einfache Erklärung mit Handlungsschritten.
• Zusammen mit dem Dokument sendet die App Angaben aus deinem Profil mit (z. B. ob du Kinder hast, welche Leistungen du beziehst, kurze Zusammenfassungen früherer Dokumente), damit die Erklärung zu deiner Situation passt. Ist der „Beratungsstelle Modus“ eingeschaltet, werden keine Profil-Angaben mitgesendet.
• Das Ergebnis wird an die App zurückgeschickt und dort gespeichert.

Mit Mistral haben wir eine Vereinbarung zur Null-Datenspeicherung (Zero Data Retention) getroffen: Mistral speichert Eingaben und Ergebnisse nicht, sondern verarbeitet sie nur für die Dauer der Anfrage und löscht sie danach sofort. Mistral verwendet die Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App-Funktion).

3.4 Übersetzung und Profilsuche

Wenn du dir eine Erklärung in eine andere Sprache übersetzen lässt oder in der Profilsuche eine Frage stellst, schickt die App den Text bzw. deine Frage auf demselben Weg (Appwrite in Frankfurt, dann Mistral) zur Verarbeitung. Bei der Profilsuche werden dazu die passenden Profil-Angaben und Zusammenfassungen deiner Dokumente mitgesendet. Speicherung und Rechtsgrundlage wie in Abschnitt 3.3.

3.5 Spracheingabe und Vorlesen

In der Profilsuche kannst du deine Frage sprechen. Die Umwandlung in Text erfolgt, wenn dein Gerät das unterstützt, direkt auf dem Gerät. Wenn nicht (z. B. auf manchen Android-Geräten ohne deutsches Sprachpaket), übernimmt der Spracherkennungsdienst deines Betriebssystems (Apple bzw. Google) die Umwandlung; die Aufnahme wird dann an diesen Anbieter übertragen und nach dessen Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Die Audioaufnahme erreicht uns nie, wir erhalten nur den erkannten Text wie in Abschnitt 3.4 beschrieben.

Das Vorlesen von Texten erfolgt mit der Sprachausgabe deines Geräts, ohne Datenübertragung.

3.6 Scan-Statistik

Zu jedem Scan speichern wir einen Statistik-Eintrag bei Appwrite in Frankfurt. Er enthält:

• deine Nutzer-ID und das Scan-Datum
• Dokumenttyp, Absender, Ausstellungsdatum und Frist
• die Handlungskategorie (z. B. „Aktion erforderlich“)
• die von der KI erzeugte kurze Erklärung, Handlungsschritte und erklärte Begriffe (sie können z. B. Beträge oder Daten enthalten)
• verwendetes KI-Modell und Verarbeitungszeit
• deine Bewertung („War diese Auswertung korrekt?“), falls du eine abgibst
• falls du einen Zugangscode nutzt: den Code und die zugehörige Beratungsstelle

Nicht gespeichert werden das Foto, der erkannte Text deines Dokuments, dein Name, deine Adresse, Kontaktdaten und Aktenzeichen.

Zweck und Rechtsgrundlage:

Wir messen damit, wie zuverlässig die Erklärungen sind, finden Fehler und können gegenüber Partnern und Förderern belegen, wie die App genutzt wird (dafür nur in zusammengefasster Form). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Qualitätssicherung und Verbesserung der App.

Speicherdauer:

Wir löschen Statistik-Einträge und die täglichen Scan-Zähler nach 12 Monaten.

3.7 Zugangscodes und Dashboard für Träger

Manche Beratungsstellen und Träger geben Zugangscodes für die App aus. Wenn du einen solchen Code aktivierst, wird jeder Scan zusätzlich mit Code, Beratungsstelle, Dokumenttyp, Handlungskategorie und Zeitpunkt erfasst. Im Dashboard (dashboard.zetteln.app) sieht die Beratungsstelle zusammengefasst, wie viele Scans mit ihren Codes gemacht wurden und welche Dokumenttypen und Kategorien dabei vorkamen. Sie sieht keine Fotos, keine Texte, keine Erklärungen und nicht deinen Namen. Wenn ein Code nur an dich ausgegeben wurde, kann die Beratungsstelle jedoch erkennen, welche Arten von Briefen mit deinem Code gescannt wurden.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das der Beratungsstelle ist der Nachweis der Nutzung im Rahmen der Kooperation. Speicherdauer: 12 Monate.

Für Mitarbeitende von Beratungsstellen, die das Dashboard nutzen, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Anmeldedaten und die Angaben im Profil der Beratungsstelle. Nachrichten über das Formular „Fragen oder Feedback?“ im Dashboard werden an unser Team weitergeleitet. Das Dashboard wird bei Vercel gehostet, die Daten liegen bei Appwrite in Frankfurt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kooperationsvertrag mit dem Träger). Wir löschen die Daten, wenn das Konto gelöscht wird oder die Kooperation endet.

3.8 Freiwilliges Feedback

Wenn du eine Auswertung als falsch markierst und Feedback sendest, übertragen wir:

• das Foto deines Dokuments; persönliche Stellen kannst du vorher schwärzen
• die Ergebnisse der KI (Dokumenttyp, Absender, Fristen, Erklärung, Handlungsschritte, ausgefüllte Felder)
• was du als falsch markiert hast, deine Anmerkung und, falls du sie angibst, deine E-Mail-Adresse
• Gerätetyp, Betriebssystem-Version und App-Version

Den von der KI erkannten Text deines Dokuments übertragen wir nicht. Das Feedback wird bei Appwrite in Frankfurt gespeichert.

Wir nutzen das Feedback, um Fehler zu finden und Erklärungen, Vorlagen und Anweisungen an die KI zu verbessern. Wir trainieren damit keine KI-Modelle.

Rechtsgrundlage:

Deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und, soweit Gesundheitsdaten enthalten sind, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit widerrufen (siehe Abschnitt 8).

Speicherdauer:

Wir löschen Feedback nach 12 Monaten.

3.9 Fehlerberichte

Wenn in der App ein technischer Fehler auftritt, sendet sie automatisch einen Fehlerbericht an Sentry (Functional Software, Inc., San Francisco, USA). Die Daten werden in Frankfurt gespeichert. Der Bericht enthält nur technische Angaben: an welcher Stelle der Fehler auftrat, Fehlerart, KI-Modell, HTTP-Status, Dauer, Geräte-, Betriebssystem- und App-Version sowie den technischen Fehlerverlauf. Er enthält keine Dokumentinhalte, keine Nutzer-ID und wir speichern keine IP-Adresse.

Wenn du auf dem Fehlerbildschirm selbst einen Fehler meldest, erhält unser Team deinen Zugangscode (falls vorhanden), die zugehörige Beratungsstelle sowie Geräte-, Betriebssystem- und App-Version.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Fehler schnell zu erkennen und zu beheben. Sentry-Berichte werden nach 90 Tagen gelöscht, selbst gemeldete Fehler nach 12 Monaten. Für Sentry gilt das EU-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.

3.10 Berechtigungen der App

Die App fragt nur dann nach einer Berechtigung, wenn du die jeweilige Funktion nutzt. Du kannst sie jederzeit in den Einstellungen deines Geräts entziehen.

• Kamera: um Dokumente zu scannen
• Fotos: um ein gespeichertes Bild eines Dokuments auszuwählen
• Mikrofon und Spracherkennung: um deine Frage in der Profilsuche zu sprechen

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein und haben mit ihnen Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen:

• Appwrite (Appwrite Code Ltd.), Region Frankfurt am Main, Deutschland: Server-Funktionen, anonyme Anmeldung, Datenbank für Scan-Statistik, Feedback und Dashboard
• Mistral AI SAS, Paris, Frankreich: Texterkennung, Auswertung, Übersetzung und Profilsuche; Verarbeitung in der EU
• Functional Software, Inc. (Sentry), San Francisco, USA: Fehlerberichte; Speicherung in Frankfurt
• Notion Labs, Inc., San Francisco, USA: Verwaltung von Anfragen, Wartelisten und Umfragen
• Vercel Inc., Covina, USA: Hosting der Website und des Dashboards
• Visitor Analytics GmbH (TWIPLA), Berlin, Deutschland: Reichweitenmessung der Website

Für Anbieter mit Sitz in den USA stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Beratungsstellen und Träger, die Zugangscodes ausgeben, erhalten zusammengefasste Nutzungsstatistiken wie in Abschnitt 3.7 beschrieben. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

• Dokumente, Erklärungen und Profil: nur auf deinem Gerät, bis du sie oder die App löschst
• Daten bei Mistral: keine Speicherung, Löschung sofort nach der Verarbeitung
• Scan-Statistik, Zugangscode-Scans und tägliche Scan-Zähler: 12 Monate
• Feedback: 12 Monate
• Fehlerberichte in Sentry: 90 Tage; selbst gemeldete Fehler: 12 Monate
• Server-Logfiles der Website: höchstens 30 Tage
• Anfragen ohne Zusammenarbeit: 12 Monate nach dem letzten Kontakt; Umfrageantworten: 12 Monate nach Ende der Umfrage
• Dashboard-Konten: bis zur Löschung des Kontos oder zum Ende der Kooperation

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Die App erklärt dir Dokumente. Sie trifft keine Entscheidungen über dich, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Ein Profiling findet nicht statt.

Die App richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Jüngere Personen dürfen sie nur mit Zustimmung ihrer Sorgeberechtigten nutzen, zum Beispiel im Rahmen der Jugendhilfe gemeinsam mit einer Fachkraft (Art. 8 DSGVO).

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über deine verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig

Für all das genügt eine formlose Nachricht an lena@zetteln.app. Weil wir deinen Namen nicht kennen, können wir Daten aus der App nur zuordnen, wenn du uns hilfst, zum Beispiel mit deinem Zugangscode, der E-Mail-Adresse aus deinem Feedback oder Datum und Uhrzeit deines Scans.

Beschwerderecht:

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten zu schützen, unter anderem verschlüsselte Übertragung (TLS), Speicherung von Dokumenten nur auf deinem Gerät, Zugriffsbeschränkungen bei unseren Dienstleistern und den Verzicht auf Dokumentinhalte in Fehlerberichten.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App, die Website oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.